Økonomiadministrationen i Skanderborg Kommune

Baggrund

Skanderborg Kommune er i gang med at bygge et nyt multihus ’Skanderborg Fælled’, som samler kommunens administration i ét administrationscenter. I dag er administrationen spredt på flere adresser. Skanderborg Fælled giver derfor mulighed for at udvikle administrationens arbejdsformer og organisering.

Direktionen i Skanderborg Kommune har i den forbindelse besluttet, at der skal udarbejdes en analyse af økonomiadministrationen. Analysen skal dels give et detaljeret indblik i økonomiadministrationens nuværende ressourceanvendelse og arbejdsfordeling – og dels pege på forslag til, hvordan økonomiadministrationen kan organiseres i fremtiden, herunder vurdere fordele og ulemper ved de forskellige modeller.

Konklusion

Kortlægningen af økonomiadministrationens nuværende organisering og arbejdsfordeling i Skanderborg Kommune peger blandt andet på:

• At der ikke er implementeret et klart, samlet koncept for økonomiadministrationens opgavefordeling og snitflader på det centrale niveau mellem fagsekretariater og stabe.
• At fraværet af et samlet koncept for opgavefordeling og snitflader i et vist omfang har ledt til opbygning af parallelfunktioner, hvor lignende økonomiadministrationsopgaver løses henholdsvis i den centrale økonomistab og i fagsekretariaterne.
• At der i langt højere grad er implementeret et klart og entydigt koncept for opgavefordeling og snitflader i økonomiadministrationen mellem det centrale niveau og decentrale kontraktholderniveau.
• At det i høj grad er ensartede økonomiadministrationsopgaver, som løses på tværs af kontraktholderniveauet. Forskellene mellem kontraktholderinstitutionerne består hovedsageligt i, hvordan opgaveløsningen er organiseret lokalt.

Analysen peger endvidere på fire forslag til den fremtidige organisering af økonomiadministrationen. De fire forslag er:

• Parallelfunktioner med varierende snitfalder (uændret organisering)
• Fælles økonomifunktion
• Økonomifunktioner i fagsekretariaterne
• Samling af opgaver på kontraktholderniveau.

De tre første forslag vedrører organiseringen på centralt niveau, og Skanderborg Kommune kan beslutte at implementere ét af de tre forslag. Det sidste forslag – samling af opgaver på kontraktholderniveau – vedrører organiseringen på decentralt niveau. Forslaget kan kombineres med alle tre forslag på centralt niveau.

Forslagene til den fremtidige organisering vurderes i analysen ud fra et sæt af vurderingskriterier. De seks vurderingskriterier er besluttet af Skanderborg Kommune på baggrund af et oplæg fra KORA og er som følger:

• K1 Skanderborgmodellen – økonomistabens rolle i forhold til kontraktholderne
• K2 Den Samskabende Kultur og effektivisering på Skanderborg Fælled
• K3 Helhedstækning, tværgående prioritering og effektivisering
• K4 En tæt relation mellem økonomisk og faglig styring
• K5 En effektiviseringsgevinst ved organisationsændringen
• K6 Stabil drift og højt økonomifagligt kompetenceniveau.

Organisationsforslagene vurderes i forhold til, i hvilken grad de understøtter de valgte kriterier. Kriterierne sikrer en tydelig og gennemsigtig samlet vurdering af de forskellige organisationsforslag.

Der er fordele og ulemper ved alle organiseringer. Det er derfor altid relevant at være opmærksom på, hvordan man kan forsøge at kompensere for ulemper. Rapporten giver derfor ved alle organisationsforslagene bud på, hvordan man kan imødegå ulemperne, og hvilke væsentlige punkter ved implementeringen af organisationsændringen man skal være opmærksom på.

Metode

Analysen er baseret på opgørelser af de enkelte medarbejderes ressourceforbrug på økonomiadministration, gruppeinterview og analyser af centrale økonomistyringsdokumenter. Analysen står således solidt på en kombination af kvantitative og kvalitative data.