Kontrol kan få motivationen til at visne

Når forældrene til Ida på fire år afleverer hende i daginstitution, giver de for en stund slip på noget af det dyrebareste, de har. Og når 88-årige fru Hansen lukker op for hjemmehjælpen, vil både hun selv og hendes pårørende være sikre på, at hun får den hjemmehjælp, hun har brug for. Derfor skal offentligt ansatte dokumentere, hvordan de udfører deres arbejde. Men der kan også være ulemper ved disse krav om dokumentation, hvis de opfattes som kontrolforanstaltninger.

Hvilke krav om dokumentation?

Krav om dokumentation kommer fra mange sider. Ledere i den kommunale forvaltning mærker, at både borgere og lokal- og landspolitikere kræver dokumentation for, hvordan de offentlige ydelser bliver udført. Det gælder især, når medierne med jævne mellemrum fortæller historier om svigt i den offentlige service. Det tilskynder mange ledere til at indføre ordninger, der gør, at man kan dokumentere serviceniveauet og sikre, at brugerne får de ydelser, de har krav på.

Hvordan opfattes dokumentationen?

Spørgsmålet er imidlertid, hvordan sådanne dokumentationskrav opfattes af de ansatte, der yder den offentlige service. Hvordan ser den enkelte social- og sundhedsassistent fx på krav om, at hjemmehjælpen skal dokumenteres? Opfattes dokumentationskravene primært som understøttende for arbejdet, eller opfattes kravene som en kontrolforanstaltning? I forlængelse heraf er det også vigtigt, om dokumentationskravene har betydning for de ansattes glæde ved at udføre opgaverne, deres ”indre motivation” og i sidste ende for forhold såsom sygefravær.

Sygefraværet i kommunerne koster

I disse år er kommunerne økonomisk pressede og indfører besparelser på en lang række kernevelfærdsområder. Hvis sygefraværet i stedet kunne nedbringes, ville forringelser af den offentlige service kunne undgås. Sygefraværet i kommunerne er højt – i 2008 var det således 13,3 dage i gennemsnit, og omkostningerne herved er store. Derfor har AKF forsket i, hvordan det kan nedbringes.

Indre motivation og sygefravær

International forskning har vist, at ledelsestiltag kan virke demotiverende, hvis de bliver opfattet som kontrolforanstaltninger, og det er ikke svært at forestille sig, at dokumentationskrav nemt kan blive set som kontrol. Medarbejdernes opfattelse af dokumentationskravene kan derfor potentielt have stor betydning for deres indre motivation og ultimativt for deres sygefravær. Derfor undersøgte vi, om ansatte, der opfatter dokumentationskrav som kontrollerende, også har en lavere ”indre motivation” og et højere sygefravær. Indre motivation dækker over den glæde ved arbejdet, som handler om at kunne lide at udføre selve jobfunktionen, og det er interessant, fordi vi risikerer et højere sygefravær, hvis medarbejderne mister denne motivation.

De foreløbige resultater fra AKF’s forskning på området viser da også, at ansatte, der opfatter dokumentation som en kontrolforanstaltning frem for en understøttelse af deres arbejde, har en lavere indre motivation og et højere sygefravær. Opfattelsen af dokumentationskrav har både en direkte sammenhæng med sygefraværet og en indirekte sammenhæng, hvor det lader til at føre til lavere indre motivation, som i næste led hænger sammen med højere sygefravær. Selvom undersøgelsen ikke med sikkerhed kan fastslå, at dokumentationskrav, der bliver opfattet som kontrolforanstaltninger, er årsagen til højere sygefravær, så peger analyserne på, at dette kan være tilfældet.

Sporene fra Håndværkerhaven skræmmer

Krav om dokumentation forbedrer ikke i sig selv den offentlige service. Det kræver også ledelse, hvis dokumentationskravene skal omsættes i forbedret service. I 2010 afslørede TV2, hvordan ansatte på plejehjemmet Håndværkerhaven omgik tidsregistreringen. Vores foreløbige resultater viser, at det ikke kun er et problem, at dokumentationskrav omgås, som i sagen med Håndværkerhaven. Det er også et problem, hvis dokumentationskravene opfattes som ligegyldig kontrol.

Meningsfuld kontrol er bedst

En frugtbar vej frem kunne således være at sikre, at dokumentationskravene udformes, så de understøtter den offentlige serviceproduktion. Hvis ikke kontrolforanstaltningerne understøtter de offentligt ansattes kompetencer, autonomi og relationer til brugere og ansatte, kan det betyde negative konsekvenser for deres motivation og sygefravær.
Desuden skal dokumentationskrav og kontrolforanstaltninger kommunikeres ud på en måde, så de ansatte opfatter dem som en anerkendende støtte af deres eget arbejde med at sikre offentlige ydelser af høj kvalitet.

Om undersøgelsen

• Undersøgelsen kobler personernes data om sygefravær og lønforhold sammen med deres besvarelse af et spørgeskema.
• Spørgeskemaet indeholder bl.a. fem spørgsmål, der afdækker opfattelsen af dokumentation, samt fire spørgsmål, der anvendes til at måle ”indre motivation”.
• Lidt over 800 personer indgår i undersøgelsen.

Læs mere

Lotte Bøgh Andersen, Nicolai Kristensen & Lene Holm Pedersen: Do Documentation Requirements Reduce Intrinsic Motivation and Increase Worker Absence? (offentliggøres december 2011).