Inspiration til optimering af den kommunale ejendomsadministration

KORA har lavet en benchmarkinganalyse af otte kommuners ejendomsadministration. Formålet med analysen er at hjælpe kommunerne til en mere produktiv ejendomsadministration dels gennem sammenligning af nøgletal, og dels ved at identificere konkrete handlingsalternativer, som kan inspirere til en mere effektiv opgaveløsning.

Den kommunale ejendomsadministration er i analysen afgrænset til følgende temaer: vedligeholdelse, forsyning, renhold, fælles drift og arealudnyttelse. På tværs af temaerne peger analysen på tre centrale fokuspunkter, når kommunerne skal udvikle og optimere deres ejendomsadministration.

• Central organisering, hvor man fx samler de tekniske servicemedarbejdere i en organisatorisk enhed i stedet for på flere decentrale institutioner
• Porteføljestyring, herunder fx bedre styring og udnyttelse af den samlede portefølje af bygninger og arealer
• Konkurrenceudsættelse, herunder en højere grad af konkurrenceudsættelse af opgaver. 

Central organisering

På tværs af temaerne peger analysen på, at en central organisering af kommunens administration af ejendomme giver mulighed for øget professionalisering og bedre styring. En central organisering giver endvidere mulighed for at høste stordriftsfordele og for at prioritere og optimere ressourceanvendelsen på tværs af sektorområder og ejendomme.  

Deltagerkommunerne er relativt ens organiseret inden for nogle af temaerne. En central organisering er fx udbredt i forhold til udvendig vedligeholdelse og rengøring. Det er derimod mere forskelligt, hvordan deltagerkommunerne fx har organiseret løsningen af fælles driftsopgaver, det vil sige opgaver, som i udbredt grad varetages af tekniske servicemedarbejdere.

Analysen peger på, at en centralisering af løsningen af fælles driftsopgaver kan give mulighed for et samlet overblik over opgaver og medarbejderressourcer. I forlængelse heraf vil en central organisering give bedre mulighed for effektivisering og prioritering på tværs af sektorområder og institutioner.

Porteføljestyring

På tværs af temaerne peger analysen på, at porteføljestyring kan indeholde en række elementer, der tilsammen kan sikre en strategisk og mere langsigtet og effektiv styring af den kommunale ejendomsportefølje. Det kan fx være fokus på optimal udnyttelse af bygningsarealerne, herunder vurdering af, om der er mulighed for at samle aktiviteter på færre enheder, fokus på anvendelsen af eksterne lejemål, prioritering af midler til vedligeholdelse og vurdering af muligheder for eventuel udfasning af vedligeholdelsestunge og meget energiomkostningsfulde bygninger m.m.

Der er ingen af deltagerkommunerne, som har en fuld indfaset model for porteføljestyring på ejendomsadministrationsområdet. De arbejder med forskellige elementer af porteføljestyringen. Nogle af kommunerne har fx udarbejdet konkrete analyser af, hvordan man kan udnytte bygningsarealerne bedre, herunder mulighederne for at samle aktiviteter på færre enheder samt bedre udnyttelse af kommunens bygninger på forskellige tidspunkter af døgnet.

Deltagerkommunerne er endvidere i gang med at etablere et tilstrækkeligt overblik over den samlede kommunale ejendomsmasse. Nogle af kommunerne har arbejdet med dette gennem længere tid, andre er knap så langt i processen. Der er også nogle af deltagerkommunerne, som systematisk har arbejdet med optimering og afvikling af eksterne lejemål.

Man kan læse meget mere om, hvordan deltagerkommunerne helt konkret arbejder med de forskellige elementer af porteføljestyringen, fx strategier for arealudnyttelse, konkrete analysedesign, modeller til bygningsklassificering mv. i rapporten.

Konkurrenceudsættelse

På tværs af temaerne peger analysen endvidere på, at konkurrenceudsættelse kan føre til en mere effektiv ressourceudnyttelse. Konkurrenceudsættelse er en måde til at teste, hvem der kan løse en opgave bedst og billigst. Konkurrenceudsættelse betyder ikke nødvendigvis, at opgaven udliciteres, men at den bringes i udbud. Ved konkurrenceudsættelse skal der være fokus på både pris og kvalitet.

Deltagerkommunerne har i varierende omfang konkurrenceudsat deres rengøringsfunktion. Analysen peger på, at der kan være optimeringsmuligheder forbundet med konkurrenceudsættelse og udlicitering af rengøringsopgaven i kommunerne. Analyserne viser, at deltagerkommuner, som har gennemført hel eller delvis udlicitering, har lavere udgifter pr. m² end deltagerkommuner, som selv varetager driften. Kommunerne skal dog være opmærksomme på, at der kan være andre konsekvenser ved konkurrenceudsættelse og udlicitering. Det kan eventuelt være lavere kvalitet af rengøringen samt forringelser af rengøringspersonalets løn- og ansættelsesforhold.

Deltagerkommunerne anvender endvidere forskellige modeller for anvendelsen af private leverandører på vedligeholdelsesområdet, fx hushåndværkere, underhåndsudbud, rammeaftaler mv. Modellerne har forskellige fordele og ulemper. Man kan læse mere om modellerne i rapporten. Analysen peger på, at kommunerne bør overveje, hvilken kombination af modeller der giver den mest effektive brug af private leverandører.

Nøgletal for kommunal ejendomsadministration

KORA har også lavet en analyse af de otte kommuners centrale nøgletal på området. Der er store nøgletalsforskelle mellem de otte deltagerkommuner, hvilket man kan læse mere om i nøgletalsrapporten ”Nøgletalsanalyse af otte kommuners ejendomsadministration – første del af benchmarkinganalysen af kommunernes ejendomsadministration”.

Derudover har KORA udviklet en regnearksbaseret nøgletalsberegner. Værktøjet giver mulighed for, at man kan udarbejde nøgletal for egen kommune og sammenligne egne nøgletal med de otte deltagerkommunes nøgletal. Du finder nøgletalsberegneren her.

Baggrund

Formålet med KORAs benchmarkinganalyse er at hjælpe kommunerne til en mere produktiv ejendomsadministration. Dels gennem sammenligning af nøgletal, og dels ved at identificere konkrete handlingsalternativer, som kan inspirere til en mere effektiv opgaveløsning.

Den kommunale ejendomsadministration er i analysen afgrænset til følgende temaer: vedligeholdelse, forsyning, renhold, fælles drift og arealudnyttelse.

Otte kommuner har deltaget i benchmarkinganalysen: Esbjerg, Fredensborg, Frederikshavn, Hvidovre, Morsø, Odense, Rudersdal og Silkeborg. 

KORA har udarbejdet analysen for Økonomi- og Indenrigsministeriet. Analysen er forankret i en styregruppe, der består af repræsentanter fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, Kommunernes Landsforening, Finansministeriet, Energistyrelsen og Bygningsstyrelsen.