Digitalisering og ledelsesinformation på handicapområdet

Konklusion

Voksen-handicapområdet har i årene efter strukturreformen været præget af meget sparsom ledelsesinformation. Et af formålene med at implementere det digitale system Digitalisering Handicap og Udsatte Voksen (DHUV) er at give bedre ledelsesinformation. Ledelsesinformation forstås her som aggregerede data om de af kommunens borgere, der modtager ydelser, deres behov, ydelser og udgifter hertil. Kommunerne har brug for den type information til at styre og prioritere deres indsats effektivt.

Ud af de 11 kommuner, som indgik i undersøgelsen, nåede kun 5 kommuner i projektperioden (2012 – 2014) at implementere DHUV. Den manglende implementering skyldes bl.a. vanskeligheder med leveringen af IT-systemet fra den private leverandør. I 2012 – inden implementeringen af DHUV – kunne de deltagende 11 kommuner producere ledelsesinformation på mellem fire og syv parametre. Det drejer sig bl.a. om at kunne opgøre antallet af borgere, der modtager hjælp, hvilken paragraf de får hjælp efter, hvilken problemstilling eller diagnose borgeren har og samlet udgift pr. paragraf og pr. borger.

I 2014 kunne otte kommuner producere mere ledelsesinformation, end de kunne i 2012. Dette skyldes dog ikke udelukkende funktioner i det nye system, men også øvrige organisatoriske ændringer eller implementering af andre nye digitale systemer. Tre kommuner, der ikke havde nået at implementere DHUV i projektperioden, oplevede således også en lille fremgang i produktionen af ledelsesinformation. Implementeringen af DHUV har især betydet ny ledelsesinformation i forhold til at følge den enkelte sagsbehandlers arbejdsmængde og i forhold til at kunne lave udtræk på bestemte målgrupper, fx borgere over 30 år eller lignende.

Anbefalinger

Rapporten giver en række anbefalinger til kommuner, som står over for at skulle implementere digitale systemer på velfærdsområderne eller gerne vil arbejde med at udvikle deres ledelsesinformation:

• Hvis produktion af ledelsesinformation er et vigtigt formål med at implementere det nye system, så prioritér tiden til at få lagt alle sager over i det nye system, så det sikres, at de udtræk, der laves, giver et dækkende billede.
• Som ledelse er det en god idé at tydeliggøre for sagsbehandlerne, hvilken information man er interesseret i, og hvad den kan bruges til. Det kan højne sagsbehandleres interesse for at registrere korrekt, at man ved, at registreringerne tjener et specifikt formål.
• Prioritér diskussioner af, hvordan forskellige felter og klik fortolkes. Ensartethed i fortolkninger af kategorier og felter i et digitalt system er også vigtig for kvaliteten af ledelsesinformationen.
• Anerkend, at implementeringen af et nyt digitalt system ikke kun er en teknisk udfordring, men også er noget, der påvirker arbejdsgange og arbejdsfunktioner. Måske bliver der brug for en ny type medarbejder – en brobygger, som bygger bro mellem sagsbehandlere(s registreringspraksis), ledernes informationsbehov og de tekniske systemers funktionaliteter.
• I forhold til økonomi skal det overvejes, hvad der er vigtigst: Kommunikation med øvrige afdelinger og systemer i kommunen eller integration mellem fagsystem og økonomidata. P.t. synes begge dele ikke at være muligt.

Baggrund

Rapporten formidler data indsamlet i forbindelse med gennemførelse af forskningsprojektet Digitale sagsbehandlingssystemers rolle i produktion af ledelsesinformation, der er finansieret af Det Frie Forskningsråd for Samfund og Erhverv. Projektets overordnede formål var at undersøge sammenhængen mellem digitale sags­­behandlingssystemer og ledelsesinformation. Det blev gjort ved at undersøge, hvilken forandring sagsbehandlingssystemet Digitalisering Handicap og Udsatte Voksne (DHUV) medfører for kommuners mulighed for at producere ledelsesinformation.

DHUV er et digitaliseringsprojekt iværksat af Socialministeriet og KL i samarbejde. Det har som eksplicit formål at producere ledelsesinformation af høj kvalitet. Ultimo 2011 stod DHUV over for at skulle udbredes til landets kommuner (efter test i 19 pilotkommuner). Det betød, at der i 2012 var en unik mulighed for at undersøge kommunernes produktion af ledelsesinformation før implementering af et digitalt sagsbehandlingssystem. Undersøgelsen er designet som et før- og efter-studie. Det betyder, at de samme kommuner undersøges før og efter de implementerer DHUV.

Rapporten følger op på en tidligere delrapport, Produktion og anvendelse af ledelsesinformation på handicapområdet. Status i 11 kommuner inden implementeringen af DHUV, der udelukkende omhandlede situationen før implementeringen af DHUV. Denne rapport omhandler situationen 1-2 år efter den planlagte implementering. Rapporten redegør for, hvor langt de 11 kommuner er kommet med implementeringen af VUM/DHUV. For de kommuner, der rent faktisk har fået systemet implementeret, vurderer rapporten, hvilken forandring den digitale understøttelse har medført for ledelsesinformation internt i kommunen.

Metode

Projektet bygger på kvalitative interviews med sagsbehandlere, administrative medarbejdere og chefer i 11 kommuner før og efter deres implementering af DHUV. Dataindsamlingen blev afsluttet i januar 2014. Rapporten giver dermed ikke en ajourført status p.t. for DHUV i de 11 kommuner – højst sandsynligt er kommunerne kommet videre i de mellemliggende år. Men rapporten giver et billede af implementeringsforløbet og kan forhåbentlig være til inspiration for andre kommuner, som står over for at skulle implementere digitale systemer på velfærdsområderne eller gerne vil arbejde med at udvikle deres ledelsesinformation.

Målgruppen for rapporten er først og fremmest kommunale medarbejdere involveret i implementeringen og arbejdet med Voksenudredningsmetoden (VUM), og/eller som interesserer sig for produktion af ledelsesinformation på velfærdsområderne. Rapporten kan forhåbentlig give læseren ideer om, hvilke forandringer introduktionen af et nyt it-system kan medføre i forhold til produktion af ledelsesinformation på velfærdsområdet, og hvilke udfordringer der kan opstå i den forbindelse.