Kortlægning af hjemløshed 2024 - databehandling
Databehandleraftalen skal kun indgås for de enheder/tilbud, hvor borgeren forventes at medvirke til at udfylde kortlægningens personskema. Blot en enkelt borger medvirker til at udfylde personskemaet, skal der indgås en databehandleraftale for enheden/tilbuddet. Der indgås kun én databehandleraftale for enheden/tilbuddet som helhed. Databehandleraftalen kan også indgås for fx en hel kommune eller organisation.
Du kan her downloade vejledningen til kortlægning af hjemløshed, der blandt andet beskriver vilkårene for, i hvilke tilfælde, der skal indgås en databehandleraftale.
Hent vejledning til kortlægning af hjemløshed her
Der skal ikke indgås en databehandleraftale for de enheder/tilbud, hvor ingen borgere medvirker til at udfylde personskemaet. For disse enheder/tilbud er der tale om en videregivelse af oplysninger. For disse tilbud kan et dokument (’videregivelseserklæring’), der beskriver vilkårene for denne videregivelse, downloades her:
Hent videregivelseserklæring her
For de enheder/tilbud, hvor borgerne forventes at medvirke til at udfylde kortlægningens personskema, skal der indgås/godkendes en databehandleraftale.
Databehandleraftalen er baseret på en standardaftale, der er enslydende for alle de enheder/tilbud som skal indgå en databehandleraftale. Denne databehandleraftale kan downloades og gennemlæses her (derefter skal du følge anvisningerne nedenfor for at indgå databehandleraftalen):
Databehandleraftalen træder i kraft ved, at den person, der har bemyndigelse til at indgå en databehandleraftale for enheden/tilbuddet, benytter linket neden for og indtaster kontaktoplysninger for enheden/tilbuddet, bekræfter at have læst aftalen og derefter accepterer databehandleraftalen, hvorved databehandleraftalen indgås og træder i kraft.
For at udfylde oplysningerne og acceptere databehandleraftalen skal du klikke på nedenstående link og følge anvisningerne.
Oplysningerne du indtaster bliver registreret i VIVE’s datasystem.
Når du klikker på linket bliver du først bedt om at bekræfte, at du har gennemlæst databehandleraftalen.
Dernæst bliver du bedt om at indtaste følgende oplysninger:
- Dit navn
- Enhedens/tilbuddets navn (evt. overordnet enhed)
- Enhedens/tilbuddets adresse (evt. overordnet enhed)
- Din e-mail
- Dit telefonnummer
Dernæst godkendes databehandleraftalen ved, at du trykker godkend.
Når du har trykket godkendt har du accepteret databehandleraftalen, hvorved den træder i kraft, og derved er bindende for enheden/tilbuddet og VIVE.
Inden for 3-5 dage vil du modtage en bekræftelse på mail fra VIVE, om at vi har modtaget din godkendelse. Bekræftelsesmailen er dokumentation på enhedens godkendelse af databehandleraftalen og at databehandleraftalen er indgået mellem VIVE og enheden/tilbuddet. Bekræftelsen bliver fremsendt elektronisk til den person som har angivet sig som godkender af databehandleraftalen. Denne bekræftelsesmail skal du opbevare sammen med databehandleraftalen som vil være vedhæftet.
BEMÆRK: Før du indgår/godkender databehandleraftalen skal du sikre dig, at databehandleraftalen indgås af den person, der har bemyndigelse til at indgå en databehandleraftale på vegne af/for enheden/tilbuddet. Det vil som oftest være en chef/leder, eller en anden udpeget person i organisationen, der har fået denne bemyndigelse.
Der kan også være tilfælde, hvor den enkelte lokale enhed/tilbud ikke har bemyndigelse til at indgå en databehandleraftale for enheden/tilbuddet. Det kan fx være i en kommune eller en organisation, hvor denne kompetence er tildelt et bestemt kontor/nøglemedarbejder e.l. I det tilfælde skal du sikre dig, at det er den pågældende enhed, der har bemyndigelsen i jeres samlede organisation, der indgår databehandleraftalen ved på samme måde som beskrevet oven for at indtaste oplysninger for enheden/organisationen som helhed gennem linket oven for. I givet fald bedes du/din leder selv kontakte den relevante enhed, og bede dem udfylde de nødvendige oplysninger, og godkende databehandleraftalen ved at gå ind på denne hjemmeside.
Bemærk i den forbindelse, at der under indtastning af oplysninger i feltet for enhedens/tilbuddets navn også kan indtastes navnet på den overordnede enhed (fx en kommune eller en organisation), der indgår en aftale på vegne af den lokale enhed/tilbud eller flere enheder.
Hvis databehandleraftalen skal indgås af en overordnet enhed, kan du downloade både databehandleraftalen og den generelle vejledning til kortlægningen (begge downloades ovenfor) og medsende disse til den relevante enhed, sammen med linket til indeværende hjemmeside, dvs. til www.vive.dk/da/hjem2024-databehandling.
I vejledningen til kortlægningen er beskrevet kortlægningens udførelse, samt hvorfor der skal indgås en databehandleraftale, når borgeren medvirker til at udfylde personskemaet.
Oplysningspligt til borgerne.
Når borgeren medvirker til at udfylde personskemaet, skal borgeren informeres om undersøgelsen og om borgerens rettigheder i forbindelse med dataindsamlingen. Informationsmaterialet består af en kort mundtlig introduktion, samt et skriftligt oplysningsbrev.
Medarbejderne skal mundligt informere borgerne om følgende skrevet med kursiv:
VIVE er dataansvarlig for undersøgelsen. Undersøgelsens formål er udelukkende videnskabelig, og dine personoplysninger vil aldrig blive anvendt til andre formål. VIVE vil behandle dine personoplysninger fortroligt, og det vil ikke være muligt at identificere dig som person i formidlingen af undersøgelsen.
Du kan altid kontakte VIVE ved brug af kontaktinformationen i oplysningsbrevet, hvis du har spørgsmål til undersøgelsen eller til dine databeskyttelsesrettigheder. Det er frivilligt, om du vil deltage i undersøgelsen eller ej – men vi håber du vil være med til at øge vores viden om hjemløshed.
Oplysningsbrevet indeholder central information om undersøgelsens databeskyttelsesretlige vilkår mv. Oplysningsbrevet skal udleveres skriftligt til borgeren, med mindre at I vurderer, at det af hensyn til borgeren er bedst at undlade dette (”hvis den registreredes interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv” jf. databeskyttelsesloven § 22). I kan eventuelt, hvis I vurderer det giver mening, mundtligt give informationer fra oplysningsbrevet i stedet.
Da det erfaringsmæssigt kun er en lille det af det samlede antal enheder og tilbud, der indgår i kortlægningen, der inddrager borgerne i at udfylde personskemaet beder vi disse enheder og tilbud om selv at printe oplysningsbrevet ud. Det skriftlige oplysningsbrev kan downloades/printes her:
Oplysningsbrev til borgeren om kortlægning af hjemløshed 2024
Hvis din enhed/dit tilbud ønsker at få tilsendt et antal eksemplarer af oplysningsbrevet med posten bedes du sende en mail til VIVEs kontaktperson på kortlægningen (lab@vive.dk) med angivelse af, hvor mange eksemplarer du ønsker tilsendt, samt adressen som kuverten skal sendes til.
Oplysningspligt ved videregivelse af oplysninger
Når borgerne ikke medvirker til at udfylde personskemaet er der tale om en videregivelse af oplysninger. I dette tilfælde påtager VIVE sig at løfte oplysningspligten, som følger af databeskyttelsesforordningen (GDPR), både på vegne af den videregivende part og på VIVEs egne vegne. Det er i overensstemmelse med gældende praksis på området. Dette vil i udgangspunktet ske via e-boks til de registrerede. Er de registrerede undtaget e-boks, vil de blive kontaktet af VIVE efter gældende regler for afsendelse af post fra offentlige myndigheder for borgere, der er fritaget digital post.
Særlige vilkår for behandlingstilbud omfattet af sundhedsloven
Videregivelse af personoplysningerne sker dog i nogle tilfælde i henhold til Sundhedsloven (Sundhedslovens § 46, stk. 1 og 2, og § 47, stk. 1). Det gælder for enheder og behandlingstilbud omfattet af sundhedsloven. VIVE har i disse tilfælde indhentet forudgående tilladelse fra Region Hovedstaden til, at der videregives journalbaserede oplysninger fra hospitaler, behandlingsenheder o.l. til VIVE i forbindelse med gennemførelse af undersøgelsen. Denne tilladelse gælder for hele landet. Det skal særligt bemærkes, at der i forbindelse med denne videregivelse IKKE vil ske en efterfølgende oplysning til borgeren om videregivelsen.
Tilladelsen med de tilhørende vilkår kan downloades her
Hvis du har spørgsmål omkring videregivelsesvilkår, databehandleraftalen, oplysningspligten eller spørgsmål til undersøgelsen generelt, er du velkommen til at henvende dig til Lars Benjaminsen, mail: lab@vive.dk, telefon 33 48 09 10.
